Comment utiliser les check-ins pour employés

Les check-ins pour employés (parfois appelés rencontres individuelles), sont un élément fondamental d'un programme de gestion continue de la performance. Il s'agit d'une série de conversations programmées et récurrentes entre un gestionnaire et son employé tout au long de l'année.

Certaines entreprises gardent ces conversations assez informelles, tandis que d'autres utilisent une approche plus structurée. Le plus important lorsque vous effectuez des check-ins est de s'assurer qu'ils se produisent régulièrement et qu'ils soient correctement documentés.

Selon l'organisation ou l'individu, les check-ins peuvent être effectués quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, bi-mensuellement, trimestriellement ou à tout autre intervalle.

Première étape: Questionnaires

Les sujets à aborder lors d'un check-in sont documentés en remplissant un questionnaire. Les questionnaires sont des formulaires personnalisables qui peuvent inclure des questions de différents types: questions de type notation, à choix multiples ou texte. Vous pouvez les créer sur la page Questionnaires.

Dans un questionnaire, vous pouvez définir quelles sections de questions s'appliquent aux employés et lesquelles s'appliquent aux gestionnaires. Différents questionnaires peuvent également être créés en fonction des types de check-ins effectués. Par exemple, vous pouvez définir un questionnaire pour les membres seniors de l'équipe et un autre questionnaire pour les nouvelles recrues. Il n'y a pas de limite au nombre de questionnaires que vous pouvez créer. N'hésitez pas à faire preuve de créativité ici!

Deuxième étape: Planifier vos check-ins

Les check-ins sont programmés à l'avance par un gestionnaire ou un administrateur RH sur la page Check-ins. Chaque check-in est alors lancé automatiquement au bon moment, en fonction du calendrier défini.

Les gestionnaires et les administrateurs RH peuvent définir le même calendrier pour toute une équipe ou définir des calendriers différents pour chaque employé. Les nouveaux employés, par exemple, peuvent avoir besoin de check-ins plus souvent que des employés plus seniors.

Troisième étape: Processus des check-ins

Une fois la première date de check-in prévu définie, le processus de check-in commence. L'employé recevra d'abord une notification par courriel 7 jours avant la date d'échéance pour remplir le questionnaire qui lui a été attribué. À la fin, le gestionnaire recevra une notification par courriel l'invitant à compléter sa partie.

Ce processus sera répété à la fréquence définie pour chaque employé jusqu'à ce que vous apportiez une modification au calendrier ou que vous changez le statut à inactif.

Les gestionnaires et les administrateurs RH peuvent facilement consulter l'état des check-ins des employés à partir de la page check-in.

Si un employé ne remplit pas le questionnaire avant le prochain check-in prévu, celui-ci sera automatiquement fermé. L'employé sera ensuite invité à participer au prochain check-in prévu.

Tous les check-ins seront facilement accessibles au gestionnaire et pourront être partagés avec l'employé à l'aide du bouton Partager, directement depuis sa liste de tâches.